Datenschutzerklärung

Stand: 30.07.2026

Das „Mitarbeiterportal" ist eine interne Web-Anwendung der Dornburg Reisen GmbH & Co. KG, die mehrere Mitarbeiter-Workflows als Module bündelt — derzeit die Fahrerakte / Führerscheinkontrolle und das Bestellsystem für Arbeitskleidung (Teamkleidung). Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in allen Modulen.

1. Verantwortlicher

Dornburg Reisen GmbH & Co. KG
Im Eichwald 19
65599 Dornburg-Frickhofen
Telefon: 06436-910910
E-Mail: info@dornburg-reisen.de

Fragen zu dieser Anwendung können auch an personal@dornburg-reisen.de gerichtet werden.

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist für unser Unternehmen nicht bestellt — die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Bestellpflicht nach §38 BDSG liegen aktuell nicht vor. Bei Anliegen zum Datenschutz wende dich bitte direkt an den Verantwortlichen unter info@dornburg-reisen.de.

3. Zentrale Mitarbeiter-Stammdaten

Das Portal führt eine zentrale Mitarbeiter-Stammdatenverwaltung, die von allen Modulen gemeinsam genutzt wird (damit du deine Daten nicht in jedem Modul neu eingeben musst):

Vor- und Nachname, Geburtsdatum
Kontaktangaben (Mobilnummer und/oder E-Mail-Adresse, zur Wiedererkennung und für Bestätigungen/Erinnerungen)
Tätigkeitsrolle (Busfahrer/in oder Kleinbusfahrer/in)
Privatadresse (Straße, PLZ, Ort)

Rechtsgrundlage: Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. §26 BDSG.

4. Modul Fahrerakte / Führerscheinkontrolle

Verarbeitete Daten

Fotografien von Vorder- und Rückseite der vorgelegten Dokumente (Führerschein, Fahrerkarte, BKrFQG-Karte, Personenbeförderungsschein)
Ablaufdaten der Dokumente und Status der Fahrerakte
Generierte PDF-Akte mit den eingereichten Informationen
Bestätigung der Belehrung und handschriftliche Unterschrift
Bestätigung dieser Datenschutzerklärung einschließlich Versionsstand
IP-Adresse, Browser-Kennung, Datum und Uhrzeit der Einreichung

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Erfüllung gesetzlicher Pflichten zur Führerscheinkontrolle, insbesondere nach §21 StVG — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Erfüllung von Pflichten aus BKrFQG und PBefG — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Automatisierte Erinnerungen vor Ablauf von Dokumenten und IT-Sicherheit — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

5. Modul Teamkleidung (Bestellsystem Arbeitskleidung)

Verarbeitete Daten

Gewählte Artikel mit Größe, Farbe und Menge; bevorzugter Schnitt (Damen/Herren)
Versandwunsch (Abholung im Büro oder DHL-Zustellung)
Optionaler Kommentar zur Bestellung, Eingangs-Zeitpunkt und Status
IP-Adresse und Browser-Kennung der Bestellung

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Abwicklung von Bestellungen der Arbeitskleidung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. §26 BDSG
Versand an die Privatadresse, sofern gewünscht, und Bestellbestätigung per E-Mail — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Größenfinder

Wenn du den Größenfinder nutzt und Körpergröße bzw. Brustumfang eingibst, werden diese Werte nur zur Berechnung einer Konfektionsempfehlung an unseren Server übermittelt und nicht gespeichert.

6. Modul Schadenmeldung (Mängel- und Unfallmeldung)

Mängelmeldung — verarbeitete Daten

Name der meldenden Person
Fahrzeug (Kennzeichen), Mangel-Kategorie und Beschreibung, Kilometerstand
Optional hochgeladene Fotos des Mangels
IP-Adresse, Browser-Kennung, Datum und Uhrzeit der Meldung

Unfallmeldung — verarbeitete Daten

Name und Rückruf-Telefonnummer der fahrenden Person
Fahrzeug (Kennzeichen), Unfallort, -datum und -uhrzeit, Kilometerstand
Optional: GPS-Koordinaten des Gerätestandorts — nur bei aktiver Nutzung der Funktion „Aktuellen Standort verwenden" (siehe unten)
Beschreibung des Unfallhergangs und der Schäden
Angaben zu Verletzten sowie zur polizeilichen Aufnahme (Aktenzeichen, Dienststelle)
Fotos der Unfallstelle und der beteiligten Fahrzeuge
Automatisch erzeugter PDF-Unfallbericht
IP-Adresse, Browser-Kennung, Datum und Uhrzeit der Meldung

Standort-Funktion (optional)

Beim Unfallort kann der aktuelle Gerätestandort übernommen werden. Die Standortabfrage erfolgt ausschließlich nach aktivem Antippen der Schaltfläche und nach Freigabe im Browser — Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zur Umwandlung der Koordinaten in eine Adresse werden die Koordinaten vom Browser an den Kartendienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich) übermittelt; dabei erhält dieser Dienst auch die IP-Adresse des Geräts. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Ohne Nutzung der Funktion findet keine Standortermittlung statt; der Unfallort kann immer von Hand eingetragen werden.

Daten Dritter (Unfallgegner und Zeugen, Art. 14 DSGVO)

Bei einem Unfall werden auch Daten weiterer Beteiligter erfasst: Name, Anschrift, Telefonnummer, Kennzeichen, Fahrzeug und Versicherungsdaten von Unfallgegnern sowie Name und Kontaktdaten von Zeugen. Diese Daten stammen aus den Angaben der Beteiligten am Unfallort.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Instandhaltung und Verkehrssicherheit der Fahrzeugflotte, Weiterleitung an die Werkstatt — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. §26 BDSG; gesetzliche Halterpflichten (u. a. StVZO) — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Dokumentation von Unfällen, Regulierung mit Versicherungen sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) bzw. lit. b gegenüber der eigenen Versicherung
Interne Meldung an die Geschäftsführung — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Missbrauchs-Abwehr und IT-Sicherheit (IP-Adresse, Browser-Kennung) — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

7. Empfänger der Daten

Die erhobenen Daten werden intern an die jeweils zuständige Stelle der Dornburg Reisen GmbH & Co. KG weitergeleitet: Fahrerakte- und Teamkleidungsdaten an das Personalbüro (personal@dornburg-reisen.de), Mängelmeldungen an unsere Werkstatt, Unfallmeldungen an die Geschäftsführung. Eine Übermittlung an Dritte findet nur in folgenden Fällen statt:

An unseren Kleidungs-Lieferanten (z. B. Münz Teamkleidung), sobald eine Sammelbestellung ausgelöst wird — Vertragsabwicklung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
An den Versanddienstleister (z. B. DHL Paket GmbH / Sendcloud), falls du Versand wählst — Vertragsabwicklung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
An Versicherungen, Rechtsanwälte oder Sachverständige im Rahmen der Unfallregulierung (Modul Schadenmeldung) — Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO
An die OpenStreetMap Foundation (Kartendienst Nominatim) zur Umwandlung von GPS-Koordinaten in eine Adresse — nur bei aktiver Nutzung der Standort-Funktion in der Unfallmeldung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
An Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365 / Microsoft Graph) für den Mailversand sowie — im Modul Schadenmeldung — für die interne Aufgabenverwaltung der Werkstatt: Mängelmeldungen werden zusätzlich als Aufgabe in Microsoft To-Do angelegt (Name der meldenden Person, Fahrzeug, Kategorie, Beschreibung, Kilometerstand, Zeitpunkt und ggf. Fotos) — Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO
An den Webhoster für die technische Bereitstellung des Servers — Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR kann im Rahmen der Microsoft-365-Nutzung stattfinden; Microsoft sichert hierfür die Einhaltung des EU-US Data Privacy Framework und der EU-Standardvertragsklauseln zu.

8. Speicherdauer

Während des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses werden Stamm-, Dokument- und Bestelldaten fortlaufend gepflegt.
Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden personenbezogene Daten spätestens nach Ablauf eines Jahres gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach AO/HGB) entgegenstehen.
Mängelmeldungen werden gelöscht, sobald sie für Instandhaltung und Nachweisführung nicht mehr benötigt werden, spätestens nach zwei Jahren.
Unfallmeldungen werden für die Dauer der Regulierung und bis zum Ablauf der zivilrechtlichen Verjährungsfristen aufbewahrt und danach gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Erinnerungs- und Protokolldaten (IP-Adresse, Browser-Kennung) werden zusammen mit dem zugehörigen Datensatz gelöscht.
Aggregierte Auswertungen können nach Anonymisierung für statistische Zwecke aufbewahrt werden.

9. Deine Rechte als Betroffener

Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, datenschutz.hessen.de)

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich bitte an: personal@dornburg-reisen.de.

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Daten im Modul Fahrerakte ist erforderlich, damit Dornburg Reisen Mitarbeitende rechtskonform als Bus- oder Kleinbusfahrer einsetzen kann. Die Bereitstellung der Daten im Modul Teamkleidung ist erforderlich, damit wir Arbeitskleidung bereitstellen können. Die Bereitstellung der Daten im Modul Schadenmeldung ist erforderlich, damit Fahrzeugmängel behoben und Unfälle dokumentiert und reguliert werden können.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der Größenfinder ist eine reine Empfehlung und keine automatisierte Entscheidung im Rechtssinne.

12. Sicherheit

Die Anwendung wird ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS) übertragen. Zugriffe auf den Admin-Bereich sind passwortgeschützt; Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert. Hochgeladene Dateien werden nur nach Admin-Login über eine geschützte Dateiausgabe bereitgestellt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Verarbeitungsprozesse anzupassen. Den jeweils aktuellen Stand findest du auf dieser Seite.